La conservazione sostitutiva dei documenti

La conservazione ottica sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana, mirata a garantire l'equivalenza tra un documento, sia digitale che cartaceo, e le sue copie digitali.
Permette di equiparare, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per più anni, con l'equivalente documento in formato digitale che viene "bloccato" nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Quali documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva ?

Riportiamo una lista, non esaustiva, di tipologie che possono essere conservati in maniera sostitutiva:

  • Fatture attive, fatture passive, registri IVA;
  • Libro giornale, libro inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro giornale di magazzino, registro di carico e scarico;
  • Modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, ecc. ecc.) e dichiarazioni dei redditi;
  • Bilancio d'esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa);
  • Contratti (proposte, offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme d'ordine, contratti assicurativi, contratti finanziari, ecc. ecc.);
  • Solleciti di pagamento, estratti conto, avvisi;
  • Documenti relativi alla certificazione;
  • Cedolini paghe, libro unico del lavoro;
  • Lettere e fax in genere.

Il processo di conservazione sostitutiva in outsourcing

eInvoice è un servizio informatico in outsourcing della Openkey S.r.l. che permette l'archiviazione, la ricerca e l'estrazione dei documenti oltre che la loro esibizione secondo i parametri stabiliti dalla attuale normativa.

Invio Documenti
Il Cliente invia al servizio i documenti che dovranno essere trattati nel processo di Conservazione Sostitutiva.
Conservazione Sostitutiva
I documenti vengono conservati a norma di legge con l'apposizione del riferimento temporale, della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo.
Creazione Supporti
E' possibile produrre più copie delle immagini dei supporti magnetici contenenti l'archivio consultabile off-line dei documenti conservati a norma di legge.
Consultazione Documenti
Tutti i documenti conservati possono essere richiesti tramite l'interfaccia web del servizio ed esibiti con garanzia della loro opponibilità a terzi.

Il servizio ha le seguenti caratteristiche:

  • Piena aderenza alla normativa in materia di Conservazione Sostitutiva e continuo adeguamento;
  • Delega alla Openkey S.r.l. delle responsabilità sul procedimento di Conservazione Sostitutiva;
  • Esibizione telematica a norma di tutti i documenti conservati;
  • Sistema di archiviazione, mantenimento, backup e controllo dei dati su sistemi ad alta affidabilità ed in disaster recovery

L'integrazione con i sistemi gestionali ed aziendali

L'invio, l'archiviazione e l'indicizzazione dei documenti avviene tramite una connessione sicura e cifrata utilizzando dei connettori standard.
Questi connettori consentono di far interagire le applicazioni tra di loro e rappresentano una risposta concreta alle esigenze di cooperazione applicativa: interoperabilità delle applicazioni indipendentemente dalla piattaforma su cui sono realizzati i servizi, integrazione con i sistemi esistenti e adozione di standard per gli strumenti e per le policy di sicurezza.
Rappresentano la base per la costruzione di un sistema in linea con l'architettura SOA (Service Oriented Architecture): per "servizio" si intende una funzione applicativa precostituita, che diventa risorsa condivisa e disponibile per i diversi utenti, indipendentemente dalle applicazioni utilizzate.
I connettori utilizzabili sono:

  • Interfaccia Web, che permette l'invio manuale di piccoli lotti con passaggio dei parametri di indicizzazione;
  • Web Service, che permette l'integrazione con qualsiasi piattaforma gestionale attraverso un'interfaccia standard (SOAP/XML/HTTP);
  • Batch e Spool di stampa, che permette l'invio dei documenti EDI e dei documenti prodotti dalla piattaforma gestionale del Cliente;
  • Tracciato Telematico, che contiene i metadati dei documenti da archiviare ed indicizzare e da cui è possibile estrapolare e collegare le informazioni digitali direttamente con il supporto cartaceo (ad esempio utilizzando un codice a barre).

Il responsabile della conservazione

La normativa impone che venga nominato un Responsabile della Conservazione che si deve occupare di:

  • definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione;
  • organizzare il contenuto dei volumi fiscali garantendone la leggibilità nel tempo;
  • archiviare le informazioni rendendo disponibili strumenti adeguati che ne consentano la lettura;
  • garantire la tracciabilità dei dati per una corretta conservazione;
  • documentare e verbalizzare le procedure adottate nonchè la struttura degli archivi stessi.

E' previsto dalla attuale normativa che il Responsabile della Conservazione possa nominare un eventuale Responsabile della Conservazione delegato in outsourcing.
I compiti del Responsabile della Conservazione sono specificati nella Delibera C.N.I.P.A. numero 11 del 2004.
E' possibile delegare l'attività di Responsabile di Conservazione all'outsourcer secondo i commi 2 e 3 dell'articolo 5 della delibera C.N.I.P.A. numero 11 che recita:

[...] il Responsabile del procedimento di Conservazione Sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di Conservazione Sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione [...]

Con eInvoice la responsabilità del procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti viene delegata alla Openkey S.r.l., che si occuperà di attestare il corretto svolgimento del processo e di garantire la conformità e leggibilità dei dati nel tempo.

Il data center e la sicurezza dei dati

La rete di interconnessione in cui sono ospitati i server applicativi è stata appositamente progettata per garantire le prestazioni e la sicurezza richiesta dalle nuove tecnologie web.
Le linee di interconnessione sono bilanciate e ridondanti ed utilizzano connessioni dedicate verso backbone multipli, per garantire che il servizio sia raggiungibile sempre, nel modo più veloce e più efficace possibile.
Il backbone ridondato in tutte le tratte principali, è stato realizzato sfruttando una interconnessione diretta con tutti i principali operatori di telecomunicazioni operanti in Italia.
La ridondanza delle tratte, così come di tutti gli apparati di rete, ci consente di evitare l'occorrenza di singoli punti di rottura.
Il sistema di monitoraggio automatizzato controlla 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, il buon funzionamento della rete ed in tempo reale ne notifica al supporto tecnico le eventuali anomalie.

La sicurezza dei dati e delle transazioni

L'introduzione di deboli meccanismi di autenticazione, basati ad esempio su username e password, non sembrano essere più sufficienti a garantire l'identificazione certa degli utenti che accedono ai servizi online.
E' per questo motivo che, per aumentare la sicurezza nell'accesso al sistema informatico e nelle transazioni, il servizio è dotato di un sistema avanzato di sicurezza basato su chiavi hardware di autenticazione che permettono di avere una sicurezza informatica elevatissima.
Oltre che offrire vantaggi unici in termini di portabilità ed usabilità, permettono di aumentare ulteriormente la sicurezza negli accessi al sistema e nello scambio di informazioni grazie all'autenticazione degli utenti tramite codici logici di accesso (username e password) combinati a codice cifrato presente su token hardware interfacciato tramite una comune porta USB del personal computer dell'utilizzatore.